KalbarOke.com — Transformasi digital pelayanan kepegawaian di Kabupaten Landak memasuki fase yang lebih serius. Badan Kepegawaian dan Pengembangan Sumber Daya Manusia (BKPSDM) Landak tak hanya membenahi standar pelayanan publik, tetapi juga mengejar kelengkapan arsip digital ribuan aparatur sipil negara (ASN).
Langkah itu dibahas dalam Forum Konsultasi Publik 2026 bertema Optimalisasi Standar Pelayanan Publik dan Sosialisasi Document Management System (DMS) sebagai Upaya Perbaikan Kualitas Pelayanan Publik secara Berkelanjutan di BKPSDM Kabupaten Landak, Kamis, 20 Agustus 2026.
Forum digelar secara hybrid dari Aula/Ruang Rapat BKPSDM Landak. Pemerintah daerah membuka ruang bagi perangkat daerah, unit pelayanan, akademisi, insan pers dan pengguna layanan untuk menyampaikan kritik, saran serta kebutuhan terhadap pelayanan kepegawaian.
Salah satu angka yang mencuri perhatian dalam forum tersebut adalah skor DMS Kabupaten Landak yang baru mencapai 63,5 persen per 10 Agustus 2026. Posisi itu menempatkan Landak pada peringkat ke-27. Hingga 19 Agustus 2026, sebanyak 9.382 dokumen ASN telah diverifikasi. Jumlah itu terdiri atas 7.069 dokumen PNS dan 2.313 dokumen PPPK.
Kepala BKPSDM Kabupaten Landak Arjudin mengatakan pembenahan pelayanan tidak cukup dilakukan dengan membuat standar administrasi. Standar tersebut harus benar-benar diterapkan, dievaluasi dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna layanan.
Menurut dia, pelayanan publik harus memberikan kepastian, kemudahan, kecepatan, transparansi, akuntabilitas dan kepuasan kepada masyarakat maupun ASN.
“Pelayanan publik pada hakikatnya bukan hanya mengenai bagaimana sebuah layanan diberikan, tetapi juga bagaimana penyedia dan pengguna layanan memperoleh kepastian, kemudahan, kecepatan, transparansi, akuntabilitas, serta kepuasan atas layanan yang diterimanya,” ujar Arjudin.
Ia meminta petugas menerapkan motto pelayanan BKPSDM Landak, yakni STAR: Sapa tamu dengan ramah, Tanyakan keperluannya, Atasi permasalahannya, Respek dalam pelayanan, dan Sampaikan terima kasih.
Di titik ini, digitalisasi tidak dimaknai sebatas mengganti map dan berkas kertas dengan layar komputer. Arjudin menegaskan teknologi harus menjadi instrumen untuk memperbaiki kualitas pelayanan. “Teknologi harus menjadi alat untuk meningkatkan kualitas pelayanan, bukan sekadar memindahkan proses manual menjadi proses digital,” katanya.
Document Management System atau DMS menjadi salah satu instrumen yang didorong BKPSDM Landak dalam pembenahan arsip kepegawaian. Sistem ini digunakan untuk menyimpan dan mengelola arsip ASN secara terstruktur, aman dan terintegrasi dengan SIASN. Dokumen tersebut melengkapi riwayat kepegawaian ASN yang sudah tercatat dalam sistem.
Arsip ASN dibagi menjadi arsip utama dan arsip kondisional. Beberapa dokumen yang menjadi perhatian antara lain DRH saat CPNS, D2NIP/Pertek NIP dan SPMT. Jika terdapat kesalahan pada data seperti riwayat pendidikan, golongan atau PMK, perbaikan dilakukan melalui SIASN oleh operator masing-masing organisasi perangkat daerah sesuai ketentuan.
Berdasarkan kategori yang dipaparkan dalam forum, skor di atas 90 persen masuk kategori sangat lengkap. Skor 55,6 hingga 90 persen dikategorikan lengkap, 30 hingga 55,5 persen cukup lengkap, sedangkan di bawah 30 persen masuk kategori kurang lengkap.
Target yang didorong BKPSDM adalah 100 persen. ASN dapat memeriksa kelengkapan dokumen melalui MyASN, kemudian mengunggah dokumen yang masih kurang sesuai riwayat.
Dokumen yang diunggah harus dalam format PDF, maksimal berukuran 1 MB, serta dapat dibaca dengan jelas. Setelah diverifikasi, dokumen akan mendapatkan watermark yang memuat identitas verifikator dan waktu verifikasi.
Digitalisasi pelayanan juga dikembangkan melalui inovasi ADIK atau Administrasi Digitalisasi Kepegawaian. Konsepnya sederhana: sebagian urusan administrasi kepegawaian dapat diajukan secara daring sehingga ASN tidak selalu harus datang ke kantor BKPSDM.
Tiga layanan yang diproyeksikan masuk dalam ADIK antara lain surat keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin, surat keterangan tidak sedang melaksanakan tugas belajar, serta pengajuan tugas belajar bagi ASN yang hendak melanjutkan pendidikan. Inovasi ini diharapkan mempercepat proses administrasi sekaligus mempermudah pemantauan dokumen.
BKPSDM sendiri menangani berbagai layanan kepegawaian, mulai dari pengadaan dan administrasi ASN, pengangkatan CPNS, pengembangan karier dan kepangkatan, hak kepegawaian, sistem informasi kepegawaian hingga penilaian kinerja, disiplin, penghargaan, cuti dan perizinan.
Sejumlah aplikasi telah digunakan untuk menopang layanan tersebut, antara lain ADIK, APEK, SIASN, E-Kinerja, MyASN dan DMS. Forum konsultasi publik tersebut tidak berhenti pada pemaparan program. Peserta juga menyampaikan sejumlah masukan yang akan menjadi bahan perbaikan pelayanan pada 2026.
Di antaranya penguatan ruang pengaduan, pemberian sanksi terhadap pegawai yang terlambat memberikan pelayanan sesuai maklumat pelayanan, serta percepatan pengarsipan digital untuk mengurangi risiko kehilangan dokumen dan pengunggahan berulang.
BKPSDM juga akan berkoordinasi dengan BKN jika ditemukan data penetapan NIP yang tidak tersedia. Untuk kesalahan pengisian DRH atau jabatan, operator masing-masing OPD dapat melakukan perbaikan berdasarkan dokumen yang tersedia.
Di sisi pelayanan langsung, BKPSDM menyediakan sejumlah fasilitas pendukung, seperti Wi-Fi publik, komputer dan printer untuk membantu pengguna mencetak dokumen. Fasilitas pelayanan juga diarahkan agar lebih ramah bagi penyandang disabilitas.
Namun, pembenahan itu masih berhadapan dengan keterbatasan anggaran. Dalam forum disebutkan belum tersedia alokasi khusus dalam RKA/DPA untuk kegiatan tersebut.
Arjudin meminta Forum Konsultasi Publik tidak berhenti sebagai agenda tahunan. Menurut dia, masukan masyarakat dan pengguna layanan harus masuk ke dalam siklus evaluasi dan perbaikan. “Setiap masukan, kritik, saran, dan rekomendasi yang disampaikan menjadi bahan evaluasi dan tindak lanjut bagi BKPSDM,” kata Arjudin.
Dengan begitu, target digitalisasi bukan sekadar mengejar angka kelengkapan arsip. BKPSDM Landak ingin layanan kepegawaian bergerak menuju sistem yang lebih mudah, cepat, transparan dan akuntabel, tanpa menghilangkan sentuhan manusia dalam pelayanan. (dRi)
